Segula Technologies recruta Administration Manager

A Segula Technologies está a recrutar um(a) Administration Manager (Gestor(a) de Administração), para liderar a administração operacional e financeira de uma operação industrial.

Sobre a vaga

O(a) Administration Manager gere a administração do escritório e das operações, a administração financeira e os relatórios. Gere também fornecedores e contratos, apoia o cumprimento das normas SHERQ, e lidera a equipa administrativa.

Administração do escritório e das operações

O(a) Administration Manager gere os fluxos de trabalho diários do escritório, a manutenção das instalações e dos activos, o controlo documental e a escala do pessoal. Presta também apoio administrativo durante auditorias operacionais, de segurança e regulatórias.

Administração financeira (contas a receber, contas a pagar e salários)

O(a) Administration Manager supervisiona devedores e credores, e gere a facturação e as cobranças. Resolve também discrepâncias de facturação e de fornecedores, gere o fundo de caixa e prepara os dados para o processamento salarial.

Relatórios e governação de dados

O(a) Administration Manager consolida e distribui relatórios semanais e mensais, operacionais e financeiros, de combustível, de movimento de activos e SHERQ. Mantém também os painéis centrais e a integridade dos dados, e garante as submissões estatutárias e regulatórias atempadas.

Gestão de fornecedores e contratos

O(a) Administration Manager supervisiona a integração de fornecedores e o cumprimento dos contratos (ordens de compra, variações e facturação). Acompanha também os SLA das instalações e as avaliações de fornecedores, e coordena-se com as Compras para mitigar o risco comercial.

Relação com clientes e partes interessadas

O(a) Administration Manager é o principal ponto de contacto para dúvidas e reclamações administrativas dos clientes. Coordena também as interacções entre as operações no local e as autoridades regulatórias, líderes comunitários e contratados.

Apoio ao cumprimento SHERQ

O(a) Administration Manager faz cumprir as políticas de segurança e ambiente nas operações do escritório. Apoia as auditorias e inspecções de segurança, acompanha os dados de incidentes, e promove uma cultura de segurança em primeiro lugar entre o pessoal administrativo.

Liderança de equipa

O(a) Administration Manager lidera, orienta e supervisiona o pessoal administrativo, e distribui as tarefas diárias. Conduz também avaliações de desempenho, e gere o recrutamento, a integração e os planos de formação.

Qualificações

• Obrigatório: Diploma ou Licenciatura em Administração de Empresas, Gestão de Escritório ou Contabilidade/Escrituração;
• Preferencial: certificação em Gestão de Escritório, Administração de Registos ou Power BI.

Experiência

• Mais de 5 anos de experiência ampla em administração, dos quais 2 a 3 anos em função de supervisão ou gestão;
• Experiência em ambientes operacionais de logística, indústria ou gestão de resíduos (vantagem);
• Domínio avançado do pacote MS Office, e conhecimento prático de sistemas ERP e ferramentas de gestão documental.

Competências essenciais

• Supervisão das operações do escritório, e gestão de fluxos de trabalho administrativos;
• Administração financeira (devedores e credores, facturação, dados para salários e acompanhamento orçamental);
• Relatórios multidepartamentais, governação de dados e acompanhamento de KPI;
• Gestão de relações com fornecedores, contratos e clientes;
• Apoio ao cumprimento SHERQ, e preparação de auditorias;
• Coordenação de equipas, coaching de pessoal e resolução de conflitos.